Hol dir jetzt administrative Unterstützung!
Effiziente Abläufe im Hintergrund: Digitale Lösungen für die administrative Unterstützung in der Gastronomie
In der Gastronomie, wo sich alles um die Gästezufriedenheit dreht, bleibt oft wenig Zeit für die administrativen Aufgaben im Hintergrund. Doch eine strukturierte und digitale Verwaltung ist entscheidend, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten und die Arbeitsbelastung zu senken. Die Digitalisierung administrativer Prozesse wie die elektronische Verwaltung der Post, das effiziente Management des E-Mail-Postfachs und weitere Unterstützung durch individuelle Sachbearbeitung kann die Effizienz enorm steigern und deinem Team wertvolle Zeit zurückgeben.
Ein wesentlicher Schritt zur Optimierung der Verwaltung ist die Digitalisierung der Post. Eingehende Dokumente wie Rechnungen, Verträge oder amtliche Schreiben können eingescannt und digital abgelegt werden. Das spart nicht nur Platz, sondern ermöglicht auch eine schnelle und gezielte Bearbeitung. Mithilfe eines digitalen Dokumentenmanagementsystems könen wir für dich alle Unterlagen zentral organisieren und jederzeit darauf zugreifen. Dies reduziert den Papieraufwand, schafft Transparenz und erleichtert die Zusammenarbeit im Team, da alle Informationen digital verfügbar sind.
Die Verwaltung des E-Mail-Postfachs ist eine weitere administrative Aufgabe, die wir für dich übernehmen. Täglich treffen E-Mails von Gästen, Lieferanten und Partnern ein, die koordiniert und priorisiert werden müssen. Ein gut strukturiertes Postfach ermöglicht es, Reservierungsanfragen, Lieferantenkorrespondenz und Feedbacks effizient zu bearbeiten. Durch die Einrichtung von Filtern, Labels und automatisierten Antworten kategorisieren wir E-Mails und haben dringende Nachrichten hervor. So bleibt keine Anfrage unbeantwortet, und dein Team kann schneller reagieren und sich gleichzeitig auf die Arbeit mit den Gästen konzentrieren.
Individuelle Sachbearbeitung umfasst zahlreiche Aufgaben, die an die speziellen Bedürfnisse deines Gastronomiebetriebs angepasst sind. Dazu gehören das Management von Lieferantenbeziehungen, die Dokumentation von Verträgen, die Pflege von Personalunterlagen und die Buchhaltung. Ein digitales System zur Verwaltung dieser Informationen erleichtert den Zugriff auf aktuelle Daten und sorgt für eine übersichtliche Organisation. Ob es um die Pflege von Lieferantenkonditionen, die Lohnabrechnung oder die Planung von Personalschichten geht – eine digitale Dokumentation dieser Aufgaben schafft Effizienz und verringert das Risiko von Fehlern.
mehr Zeit für die relevanten Aufgaben
Wir unterstützen dich im organisatorischen Bereich, sodass du mehr Zeit für wichtigen Aufgaben hast
strukturierte Kommunikation nach außen
An einem Tag in der Gastronomie kann viel passieren, da kann man schonmal vergessen in die E-Mails zu schauen und Gästen, sowie Partnern zu antworten. Wir übernehmen das!
professioneller externer Blick
Manchmal kann man vor lauter operativer Aufgaben den effizientesten Weg nicht sehen. Da hilft unser externer Blick.
Wann ist es sinnvoll sich administrative Unterstützung zu holen?
Das wichtigste in Kürze:
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strukturierte und digitale Verwaltung
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Arbeitsbelastung senken
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effiziente Bearbeitung
Für gastronomische Betriebe kann es in verschiedenen Situationen sinnvoll sein, Unterstützung für administrative Tätigkeiten in Anspruch zu nehmen. Gerade wenn das Geschäft wächst und die Komplexität der täglichen Aufgaben zunimmt, wird es oft schwierig, alle administrativen Aufgaben alleine zu bewältigen.
Wenn Routineaufgaben wie die Verwaltung des E-Mail-Postfachs oder die Organisation von Dokumenten zu viel Zeit kosten und der Fokus auf das Gästeerlebnis darunter leidet, ist eine administrative Unterstützung wertvoll. In der Gastronomie steht die Arbeit mit den Gästen an erster Stelle, und daher kann die Entlastung durch eine zusätzliche Verwaltungskraft dabei helfen, dass du und dein Team eure volle Aufmerksamkeit auf den Service und das kulinarische Erlebnis richten könnt.
Auch die Einführung und Pflege digitaler Prozesse, etwa zur Verwaltung von Posteingängen, Dokumenten oder Kundendaten, erfordert technisches Wissen und Aufmerksamkeit. Wenn die Umsetzung und Pflege solcher Tools überfordert, kann Unterstützung durch jemanden mit technischem Know-how dabei helfen, die Effizienz zu steigern und gleichzeitig den Überblick zu behalten.
Wenn du dich stärker auf die Gästegewinnung, Marketingstrategien und das Wachstum deines Betriebs konzentrieren willst, kann es sinnvoll sein, die alltägliche Verwaltung abzugeben. Der Fokus auf strategische Themen wie Events und Kundenbindung benötigt Raum und Zeit – beides kann eine administrative Unterstützung schaffen, indem sie die operativen Aufgaben im Hintergrund übernimmt.
Der richtige Zeitpunkt, um sich Unterstützung bei administrativen Tätigkeiten zu holen, ist also dann gekommen, wenn die Anforderungen des Betriebs die vorhandenen Ressourcen übersteigen und das Tagesgeschäft darunter leidet. Mit einer professionellen Unterstützung im Hintergrund können du und dein Team euch auf das Wesentliche konzentrieren: den Gästen ein erstklassiges gastronomisches Erlebnis zu bieten.
Administrative Unterstützung
390€jeden Monat- Digitalisierung & Verwaltung deiner Post
- Verwaltung des öffentlichen E-Mail-Postfachs
- 1 1/2 h/Monat individuelle Sachbearbeitung
- 1/4 h/Woche Jour Fixe
Features im Detail
Digitalisierung deiner Post: Wir kümmern uns darum, dass all deine Post von der deutschen Post und PIN eingescannt und digital zur Verfügung gestellt wird. Dabei kategorisieren wir deine Post und leiten sie an die entsprechenden Stellen weiter (z.B. Rechnungen an die Buchhaltung).
Verwaltung des öffentlichen E-Mail-Postfachs: Wir schauen wöchentlich drei mal in dein Postfach und bearbeiten alle E-Mails. Das bedeutet Sachverhalte, die wir selbstständig erledigen können fertigen wir ab (z.B. Rechnungen an die Buchhaltung schicken). Die restlichen Sachverhalte bereiten wir Ihnen wöchentlich auf und stimmen uns individuell mit dir ab.
2h/Monat individuelle Sachbearbeitung: Zur tiefergehenden Bearbeitung der E-Mail-Anfragen und weiteren situativ anfallenden Aufgaben stellen wir dir monatlich 2 Stunden zur Verfügung.
Jour Fixe: Einmal pro Woche zu einem festen Termin (video)telefonieren wir und sprechen über die Themen, die wir nicht allein lösen können. Zeitlich dringendere Anfragen werden wir natürlich direkt mit dir kommunizieren und ein weitere Vorgehen abstimmen.
Du möchtest dich gern vollständig auf deine Arbeit in deinem Unternehmen konzentrieren?
Dann könnte dich unser Rundum-Sorglos-Paket interessieren. Damit geben wir dir die Möglichkeit dich auf deine gastronomische Leidenschaft zu fokussieren. Dies geschieht da wir uns um den Großteil der daneben anfallenden Arbeit kümmern.
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jeden Monat
Gültig bis zur Kündigung
inkl. Potenzialanalyse
inkl. Gastronomiecontrolling: Expert-Abonnement
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Das macht unseren Ansatz einzigartig
Einer der Gründer Daniel Thiel musste 2022 selbst sein Restaurant aufgeben und seine Firma liquidieren. Aus diesem Misserfolg ist ein gesteigertes Interesse dafür entstanden noch mehr Wissen zu allen Teilbereichen eines gastronomischen Betriebs zu erlangen. Jedes dieser Teilbereiche ist dabei so manigfaltig, dass es für jedes eigene Studiengänge und Unterstudiengänge gibt. Dennoch muss sich ein Gastronom zwangsläufig mit Themen wie Buchhaltung, Steuerrecht, Marketing, Digitalisierung, Automatisierung und vielem Weiteren beschäftigen, um erfolgreich zu sein und dann hat er noch kein Essen zubereitet oder einen Gast bedient.
Seit 2022 sind einige Jahre vergangen und Daniels Gastroherz schlägt stärker den je, nun jedoch für alle Themen drum herum. Um hier die Expertise und neue frische Blickwinkel einzubringen tat er sich mit seinem Sandkasten-Freund Leon zusammen, der Berater für große Digitalisierungsprojekte ist und sie gründeten Ambetta. Zusammen geht es darum dem Gastronomen bei dem "Drumherum" bestmöglich unter die Arme zu greifen, damit diese sich auf darauf fokussieren können, Ihren Gästen die tollste Gastgeber zu sein.
Der Ablauf nach deiner Buchung
01
Kontaktaufnahme
Nach deiner Buchung, melden wir uns in der Regel in 2-3 Werktage telefonisch bei dir um ein Gespräch per Zoom oder bei dir vor Ort zu vereinbaren. Hier haben wir die Möglichkeit uns gegenseitig kennenzulernen. Außerdem erhalten wir einen Einblick über den Status Quo deiner administrativen Prozesse. Des Weiteren bietet es dir die Gelegenheit uns deine Wünsche und Ziele darzulegen. Zum Ende des Gesprächs besprechen wir das weitere Vorgehen und vereinbaren einen nächsten Termin zur Überprüfung der von uns erfassten Prozesse.
02
Einarbeitung
Nachdem wir erste Eindrücke sammeln konnten beginnen wir gemeinsam damit Schritt-für-Schritt die administrativen Aufgaben nach deinen Wünschen auszuführen. Ab hier stehen wir im ständigen Austausch. Das Ergebnis dieser Phase ist eine Integration von uns in aller administrativen Abläufe.
03
Umsetzung
Haben wir alle administrativen Aufgaben übernommen und sind die Abläufe integriert, hast du eine Baustelle weniger und kannst dich voll und ganz auf deine anderen Themen konzentrieren.
